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2026 / 06 / 26 更新 2026 / 07 / 13 セキュリティ

職員が勝手にAIを使う「シャドーAI」の危険性

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士業事務所で職員が無断で生成AIを使う「シャドーAI」状態に対し、禁止一辺倒ではなく情報機微度の4階層利用区分・申請フォーム・相談窓口で安全な道を作る現実解を整理します。

結論: シャドーAIは「禁止」より「情報機微度に応じた利用区分」と「相談窓口」の組み合わせで対処したほうが、現場の動きが止まりにくくなります。

海外の調査会社が2023年に公表した分析(詳細は顧客情報をAIで扱う前に確認すべき5項目でも触れています)では、調査対象企業の従業員のうち約8.6% が業務データをChatGPTに貼り付けた経験があり、約4.7% が機密データを入力した経験があるとされています。同調査では、従業員あたりの機密データ漏えいインシデントが多かった種類として「内部限定データ」「ソースコード」「顧客データ」が挙げられており、士業事務所に置き換えれば、所内メモ・関与先データ・申告書ドラフトが同じ位置に当たります。2023年時点の調査のため、詳細・最新の数値は公式レポートを確認してください。

同じ時期、Samsungで従業員がChatGPTにソースコードや社内会議情報を入力したとされる事案が複数報じられ、その後に社内での生成AI利用を厳しく制限したと伝えられています。この事例に共通するのは、入力した本人に悪意があったわけではない、という構造です。便利だったから、急ぎだったから、社内に手順がなかったから——そう動いた結果として、入力したデータを取り戻せない状態が生まれています（この事案の詳しい経緯は生成AI利用ルールを所内で作る方法でも触れています）。

国内に目を向けると、株式会社Legalscapeが2025年11月に弁護士・社労士各100名を対象に実施した調査では、生成AIの業務利用率は66%に達しています（出典）。士業の現場でAI利用はすでに一般化しています。問題は「使っているかどうか」ではなく「使い方を所として管理できているか」です。この点を示す数字として、一般企業を対象にした2026年1月のスマートキャンプ株式会社（BOXIL）の調査（回答1,365人）を見ておきたいところです。生成AIを公式に導入している企業は28.4%にとどまる一方、「会社は未導入だが個人で無料版などを利用している」という無断利用が14.4%、「特にルールはなく個人の判断に任されている」が31.9%を占めています（出典）。士業の利用率66%という高さと、一般企業で3割超が「ルールなし」という数字を並べると、士業事務所でも「使ってはいるがルールが追いついていない」状態が広く起きていると見るのが自然です。

日本の士業事務所でも、似た構造が起こり得ます。「うちの職員、AIなんて使っていないと思いますよ」という所長の見立てと、ブラウザ履歴に残るChatGPTへのアクセス跡が食い違う、という場面があります。本記事では、職員が管理者の知らないところでAIを使い始めてしまう状態——シャドーAI——について、士業事務所の実情に引きつけて整理していきます。

なぜ「禁止」では止まらないのか

シャドーAIが見つかったとき、最初に出てくる対応は「全面禁止」です。情報漏えいリスクを思えば、まず止めたい——という反応は自然ですが、禁止は根本的な解決になりません。先述のBOXIL調査で「特にルールはなく個人の判断に任されている」が31.9%、「無断利用」が14.4%という数字が出ているように、ルールを定めないまま放置すれば利用は野放しのまま広がります。Samsungのように事後に利用制限を強化しても、それは起きてしまった漏えいへの後追いであり、入力済みのデータを取り戻せるわけではありません。

日本でも、個人情報保護委員会が2023年6月2日付で「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」を公表しており、事業者・行政機関・一般利用者それぞれに留意事項を示しています。事業者向けには、個人情報を含むプロンプトを入力する際の留意点や、機械学習への利用可否の確認などが挙げられています。最新の内容は公式情報を確認してください。

ここから読み取れるのは、「禁止」よりも「入力してよい情報・してはいけない情報の線引き」「使ってよいサービスの指定」「相談できる窓口の用意」を整える方向が、各国・各組織で主流になりつつあるという点です。所内で完全に禁止しても、職員は自宅PCやスマホから使う、という回り道が起きます。それでは管理が及びません。

4階層の利用区分で安全な道を作る

現場で機能しやすいのは、情報の機微度に応じた4階層の利用区分です。士業事務所であれば、次のような形が出発点になります。

区分内容例
自由利用個人情報・関与先情報を含まない、公開情報ベースの作業公開法令の要約、自分の学習用メモ整形、汎用的な文章校正
要注意所内情報を含むが個人情報・関与先情報は含まない業務マニュアル下書き、所内研修資料の素案作り
要承認関与先情報・個人情報を含む可能性がある顧問先向け回答案、申告書周辺メモ、議事録要約
禁止守秘義務に直結する情報、認証情報、ID・パスワード等関与先の決算データ、マイナンバー、ログイン情報

押さえておきたいのは「禁止ゾーンを明確に切り、自由利用ゾーンを残す」という考え方です。全部禁止にすると、結局シャドーAIが温存されてしまいます。逆に、要承認・禁止ゾーンを言語化しないと、職員は何がNGか判断できません。

要承認ゾーンを動かすには、簡易な申請フォームがあると現実的です。一般的なフォーム作成ツール程度のもので構いません。盛り込みたい項目は以下のとおりです。

  • 何のサービスを使いたいか（ChatGPTなどの利用予定サービス名）
  • どの業務に使うか（自由記述・1〜2行）
  • 入力予定の情報に個人情報・関与先情報が含まれるか（はい／いいえ／分からない）
  • 出力をどう使うか（所内参考のみ／関与先提出物の下書きに使う／その他）
  • 利用期間（単発／継続）

「分からない」を選択肢に入れておくのが要点です。職員が判断に迷ったときに、迷ったまま放置されるのが一番リスクが残ります。「分からない」が来たら所として相談に乗る、という運用にすると、現場の信頼を損なわずに把握できるようになります。

「要承認ゾーンは誰に相談するか」を所内で1人決めておくと、相談しやすさが大きく変わります。

職員教育で伝える5点

ルールを文書で配るだけでは、読まれずに終わるリスクがあります。15〜30分程度で良いので、以下を口頭で共有する場を設けたいところです。

  • 入力情報が学習に使われる可能性があるサービスとそうでないサービスがあるということ
  • 個人情報・守秘義務の対象となる情報を貼り付けると、取り戻すことは難しいということ
  • 「迷ったら相談」が一番安全で、相談したことを責めない方針であること
  • 業務PCからの利用と、私物PC・スマホからの利用は同じくらいリスクがあること
  • AIの出力は必ず人がレビューする前提であること（特に法令・税務の判断は要確認）

「責めない」を明示することには理屈があります。隠す動機を減らすのが、シャドーAI対策の根幹だからです。教育の場で「これまで個人アカウントで業務利用していた人は、責任を問わずに移行期間で整理する」という方針を併せて示せば、少なくとも報告するインセンティブは高まると考えられます。

シャドーAIはどうやって見つければよいのか

先述の4つの視点でも触れたとおり、シャドーAI対策の出発点は「使っていることが見えていない」状態から抜け出すことです。禁止ルールを整えても、利用区分を作っても、相談窓口を用意しても、そもそも所内でどれだけAIが使われているかが分からなければ、対策は絵に描いた餅で終わります。

通信ログ、経費精算、ブラウザ拡張機能、匿名アンケートの4つは、士業事務所の規模感でも実際に手を動かせる確認策です。ただし、どれか1つで実態を漏れなく把握できるわけではなく、それぞれ見える範囲と限界が異なります。1つずつ確認方法を見た上で、最後に組み合わせ方を整理します。

士業ごとに、生成AIが使われやすい業務は少しずつ異なります。税理士事務所であれば申告書ドラフトや試算表の要約、社労士事務所であれば給与計算補助や就業規則の下書き、弁護士事務所であれば契約書レビューや準備書面の下書きといった具合です。検知の際にどの業務で使われていたかを併せて確認しておくと、後述する4階層の利用区分への当てはめが判断しやすくなります。

通信ログ・プロキシログを確認する

プロキシサーバーやUTM機器を導入している事務所であれば、アクセスログやDNSクエリログを確認すると、chatgpt.com、claude.ai、gemini.google.com、poe.comといった生成AIサービスのドメインへの通信記録が残っていることがあります。ドメイン単位の記録であっても、いつ、どのサービスへの通信が発生したかという大枠はつかめます。

プロキシを導入していない事務所も多いはずです。その場合は、契約している他のサービスに含まれるセキュリティ機能で代替できないかを確認するのが現実的です。Microsoft 365を契約していればDefender for Cloud Appsの「許可されていないアプリ」一覧、Google Workspaceであればセキュリティセンターのアクセス状況など、新たに何かを導入しなくても既存契約の中に手がかりが眠っていることがあります。

情報システムを外部ベンダーに委託している事務所であれば、月次の保守報告の中に、生成AI関連ドメインへのアクセス状況を一項目として加えてもらうよう依頼する方法もあります。ログの保存期間があらかじめ何日に設定されているかも、あわせて確認しておきたいところです。実際に確認したいと思ったときに、ログがとうに消えていた、という事態を避けられます。

見えるのはあくまで通信先のドメインまでで、入力した文章の中身までは分かりません。HTTPS通信の復号設定を入れない限り、使ったかどうかは分かっても、何を入力したかまでは追えないという限界があります。また、業務PCの通信を確認する行為自体が従業員モニタリングにあたるため、就業規則への明記と事前周知が前提になる点は、既に触れたとおりです。

確認の目的は、あくまで生成AIサービスへのアクセス有無を把握することにあります。業務上のURL閲覧履歴を全件精査するような運用まで広げてしまうと、目的を超えた監視になりかねません。見る範囲を生成AI関連ドメインに絞っておくことが、モニタリングとしての適切さを保つ意味でも大切です。

経費精算・法人カード明細を確認する

生成AIサービスの多くは月額課金の形で提供されており、有料プランは業務用として法人契約されている場合もあれば、職員個人のクレジットカードで契約されている場合もあります。前者であれば、経費精算や法人カード明細の中に痕跡が残ります。

経理担当者が毎月の法人カード明細を確認する際、摘要欄に「ソフトウェア利用料」とだけ記載され、サービス名が書かれていない申請を見かけたら、内容を一言確認する運用にしておくと見落としが減ります。所長自身が個人名義で契約しているケースも、確認の対象から外さないようにしたいところです。

数百円から数千円程度の少額・継続課金は経費精算の中に紛れ込みやすく、一件ずつ精査するというより、継続課金らしき項目だけをまとめて棚卸しする方が現実的です。個人でいったん立て替えて経費精算する運用の事務所では、精算申請書に契約先のサービス名を書く欄を設けておくと、把握の精度が上がります。

この方法にも限界があります。職員が個人の財布で契約し、業務にだけこっそり使っているケースは、経費精算の対象にそもそも上がってこないため、この確認だけでは捕捉できません。個人事業として開業している税理士事務所などでは、事業用口座・カードと個人口座・カードが混在しやすく、そもそも分けて管理する運用そのものが、この確認策を機能させる土台になります。

ブラウザ拡張機能を棚卸しする

見落とされやすいのが、ブラウザの拡張機能経由での生成AI利用です。要約・翻訳・文章校正といった名目の拡張機能の中には、入力したテキストを外部の生成AIサービスに送信して処理するものが含まれていることがあり、拡張機能の名前や説明文だけでは、どこまでの情報が外部に送られているか判別しにくいという特徴があります。

Google Workspaceを導入している事務所であれば、管理コンソールの「Chromeの管理」から、ドメイン内の端末にインストールされている拡張機能の一覧を確認できます。導入していない場合は、各PCのブラウザで拡張機能の管理ページを一台ずつ開いて確認する、地道な作業になります。職員が10名に満たない事務所であれば、半日もあれば一巡できる作業量です。拡張機能の一覧は新しいサービスが次々と登場するため、半年に一度は確認し直す前提で運用すると、棚卸しが形骸化しにくくなります。

一覧を確認する際は、拡張機能名だけで判断せず、権限の欄に幅広いデータの読み取り・変更権限が要求されていないか、提供元の説明文に生成AIサービスとの連携が明記されていないかを、あわせて確認したいところです。スマートフォンにインストールしたアプリ経由の利用は、この棚卸しでは捕捉できない点も踏まえておく必要があります。

モバイル端末管理(MDM)を導入している事務所であれば、管理コンソールから貸与端末のインストール済みアプリ一覧を確認できる場合もあります。ただし、私物端末を業務に使うことを認めている事務所では、この方法でも私物端末までは見通せません。

匿名アンケートで自己申告を集める

通信ログも経費精算もブラウザ拡張機能の棚卸しも、業務用端末を経由した利用しか捕捉できません。私物のスマートフォンやタブレットから生成AIサービスにアクセスしている場合、これらの確認策では実態にたどり着けないため、最終的には本人の申告に頼る部分が残ります。

ここで無記名アンケートが役に立ちます。設問設計で気をつけたいのは、密告や取り調べに見えないよう、利用の有無を淡々と尋ねる形にすることです。実施のタイミングは、4階層の利用区分を所内に周知した直後が適しています。区分の説明を聞いた後であれば、何が「要注意」に当たるのかを職員自身も判断しやすくなるためです。

たとえば、業務で生成AIサービスを使ったことがあるかどうかを尋ねる設問、事務所が契約していないサービスを個人のアカウントで使ったことがあるかどうかを尋ねる設問、使ったことがある場合にどの業務で使ったかを自由記述で尋ねる設問、入力した情報の中に関与先の情報や個人情報が含まれていたかどうかを尋ねる設問、今後どのような環境であれば安心して生成AIを使えると感じるかを尋ねる設問、といった5問程度を用意すると、利用実態と職員が感じている不安の両方を一度に拾いやすくなります。

回答は氏名や所属を紐づけず、集計結果だけを所内で共有する運用にしておくと、正直な回答が集まりやすくなります。回答率を上げるには、就業時間内に記入時間を確保する、提出先を人事評価と切り離して伝える、といった配慮も効果があります。責めないという方針は、職員教育の場だけでなく、このアンケートの案内文にも明記しておくと効果が高まります。

集計結果は、数字だけを見て終わらせず、職員にも一度フィードバックしておきたいところです。「利用率がこれくらいだった」「不安として多く挙がったのはこの点だった」と共有すると、アンケートが一方的な調査で終わらず、対策づくりに職員が参加している感覚につながります。次のアンケート実施時の回答率にも、このフィードバックの有無が影響してきます。

4つの確認策をどう組み合わせるか

通信ログは会社支給端末の範囲でしか見えず、経費精算は法人契約分しか捕捉できず、ブラウザ拡張機能の棚卸しは新しいサービスの追加に追いつきにくく、アンケートは自己申告である以上、答えたくないという心理的なハードルが残ります。どれか1つで実態を漏れなく把握できる方法はありません。

現実的なのは、まず経費精算とブラウザ拡張機能の棚卸しという、既存の業務フローの中で完結する2つから着手することです。次にアンケートで自己申告を集め、可能であれば通信ログで裏付けを取る、という順序が無理なく進められます。

これらの確認策は、一度きりの棚卸しで終わらせず、半年に一度など定期的なタイミングで回すことで、継続的な実態把握につながります。この一連の確認作業を誰が担当するかも、あらかじめ決めておくと運用が続きやすくなります。情報システム担当がいない事務所では、所長または事務長が兼務する形で構いません。

職員が5名に満たない小規模な事務所であれば、4つすべてを一度に整える必要はありません。経費精算とブラウザ拡張機能の棚卸しだけを所長自身が四半期に一度確認する、という簡易版から始めても、何もしないよりは実態の把握が進みます。

どの順序で着手するかを決める際は、コストの低さだけでなく、所内の心理的な抵抗の少なさも判断材料になります。経費精算の確認は既存の経理業務の延長として自然に行えますが、通信ログの確認は「監視されている」という受け止められ方をしやすいため、先にアンケートで「これは取り締まりではなく実態把握である」という説明を済ませておくと、後から通信ログの確認を始めても反発が起きにくくなります。

検知した実態にどう向き合うか

通信ログや経費精算、拡張機能の棚卸し、アンケートのいずれかで利用実態が見つかったとき、次にやることは、誰が使ったかを突き止めて指導することではありません。見つかった一件ずつを、先述の4階層の利用区分に当てはめ直す作業です。

典型的な例として、経費精算の摘要欄から生成AIサービスの契約が見つかったとします。その利用が公開情報の要約や文章校正といった自由利用ゾーンの範囲であれば、特に問題はありません。一方で、関与先向けの回答案作成に使われていた場合は、要承認ゾーンに該当するため、申請フォームへの切り替えを案内する対象になります。

ここで所長や情報システム担当が叱責から入ると、次に見つかったときには職員がより見えない場所に潜るだけです。見つかったら移行期間として自己申告してもらい、責任は問わないという方針を、検知の運用フローにもあらかじめ組み込んでおくことが、教育の場で伝える内容と矛盾を生まないための前提になります。

検知した結果は、日付・確認方法・該当した利用区分・その後の対応を、簡単な記録として残しておくと、次回の棚卸しとの比較や、所内での説明資料として使いやすくなります。凝った記録システムを新たに用意する必要はなく、表計算ソフトの数行程度で十分です。

自所だけでログの見方や設問設計まで手が回らない場合は、検知の設計部分だけを外部の専門家に相談する、という進め方もあります。丸ごと外注することが目的ではなく、自所の規模と業務に合った形に落とし込み、最終的には所内で運用できる状態にすることが目的です。検知は目的ではなく、地図を更新し続けるための手段です。地図がなければ、利用区分も相談窓口も機能しません。

シャドーAI対策で押さえるべき4つの視点

ここまでの整理から、士業事務所が押さえておくべき視点を4点に集約しておきたい場面です。

  1. **シャドーAIは「職員の問題」ではなく「所として安全な道を示せていないサイン」**として読み替えます。禁止一辺倒では現場が見えなくなるだけで、入力は止まりません
  2. **「使っていない」のではなく「使っていることが見えていない」**だけ、という前提で実態調査から始めます。私物端末や個人契約の利用実態は事業主が一方的に調べられる範囲ではないため、無記名アンケート・移行期間中の自己申告など本人申告ベースで最初の地図を作ります。業務PC上のモニタリングを行う場合も、就業規則への明記と事前周知が前提になります
  3. 禁止ゾーンを明確に切ったうえで、自由利用ゾーンを残します。全面禁止は「見えなくする」効果しかなく、所として制御できる範囲をかえって狭めてしまいます
  4. 相談窓口は「責めない」を明示してはじめて機能します。隠す動機を減らさない限り、職員は所長にではなく検索エンジンに相談してしまいます

職員が無断でAIに触れている状態は、所として安全な道を示せていないサインとも読めます。地図と道を先に作り、相談窓口を置き、責めない空気を整える。この組み合わせが、士業事務所におけるシャドーAI対策の現実解になります。

押さえておきたいポイント

シャドーAIとは何ですか。

職員が事務所や管理者の許可・把握なしに、業務でChatGPTなどの生成AIサービスを使ってしまっている状態を指します。悪意によるものというより、便利さや業務の急ぎ、社内に手順がなかったことが背景にあるケースが多く見られます。

生成AIの利用を全面禁止すればシャドーAIは防げますか。

禁止だけでは防ぎきれないと考えられます。所内で禁止しても、職員が自宅PCやスマホから利用する回り道が生じ、かえって利用実態が見えなくなるためです。情報の機微度に応じた利用区分と相談窓口を用意する方が、現場の実態を把握しやすくなります。

士業事務所でAI利用ルールを作る場合、まず何から始めればよいですか。

本記事で紹介した4階層（自由利用・要注意・要承認・禁止）の利用区分を、自事務所の業務に当てはめて言語化するところから始めるのが現実的です。あわせて、要承認ゾーンを扱うための簡易な申請フォームと、相談を受け付ける窓口役を1人決めておくと運用が回りやすくなります。

職員が個人アカウントで既にAIを業務利用していた場合、責任を問うべきですか。

本記事の整理では、責めない方針を明示したうえで移行期間として自己申告してもらう進め方が実態把握に有効だとしています。責任追及を前面に出すと隠す動機が強まり、かえって利用実態が見えなくなるためです。

参考

Author · 著者

中 翔

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