AI利用を顧問先へ説明するかは、新しい利用を始める前と、情報・サービス・契約・設定を変える前に、対象業務ごとに確認します。説明の要否だけでなく、必要な同意や契約上の手続も別に判断し、利用前に必要な対応が残っていれば、対象情報の入力を保留してください。
「公開情報を使うから不要」「既存ソフトに付いたAIだから年次案内でよい」と、業務名や製品名だけでは決めません。何を入力するか、どこへ送るか、既に説明・合意した範囲に収まるかを照合します。本記事は、その確認を所内で進めるための設計例です。個別案件への適用は、扱う情報と契約、所属団体のルールを確認して判断してください。
どの場面で説明の要否を確認する？
確認の開始点を、次のように業務の変化と問い合わせに置く設計案です。
| 場面 | 先に照合するもの | 判断担当へ戻す事項 |
|---|---|---|
| 顧問先の資料を初めてAIへ入力する | 資料・項目、利用目的、送信先、契約・設定 | 既存の説明や契約の範囲、事前に必要な手続 |
| 入力する資料や対象業務を増やす | 以前の対象範囲と追加部分 | 追加情報への対応、説明・手続を見直す必要性 |
| サービス・プラン・連携先を変える | 変更前後の学習利用、保存、権限、データ経路 | 既存の判断を使える範囲と追加確認 |
| AIの出力を顧問先への助言・資料に使う | 人が照合する資料と確認範囲 | 成果物の作成方法や利用条件の説明 |
| 顧問先から利用状況を尋ねられる | 実際の利用記録と、説明した内容・版 | 回答できる事実と、調査が必要な事項 |
所内メモや公開資料を使う作業でも、添付ファイル・画面共有・連携先から顧問先情報が入らないかを点検してください。対象の情報と処理経路を確認してから、説明する範囲を判断します。
個人情報を入力するとき、何を確認する？
個人情報保護委員会は、個人情報を含むプロンプトの入力では、特定された利用目的の達成に必要な範囲内か確認するよう求めています。また、本人の同意なく個人データを入力し、応答出力以外の目的で取り扱われる場合の法違反の可能性を指摘し、提供事業者が機械学習に利用しないこと等の確認を示しています。生成AIサービスの利用に関する注意喚起
この確認を、次の順で具体化します。
- 入力する資料と項目を列挙し、個人情報や契約・守秘義務の対象となる情報を整理する。
- その処理に必要な範囲かを確認し、入力情報を減らせるか検討する。
- 対象プランの契約・設定と接続先を読み、学習利用、保存、第三者への提供、国外での取り扱い等の確認事項を整理する。
- 個別の法令・契約・所属団体のルールに照らし、必要な説明、同意、契約上の手続を判断担当へ確認する。
顧問先企業への説明と、個人データの本人について必要になる手続は、対象を分けて確認します。担当者へ案内を送ったことだけで、すべての手続が完了したとは扱わないでください。
説明を済ませれば、利用を始めてよい？
説明した内容と、必要な手続の完了を別々に確認します。「説明済み」の記録だけで、入力可否の判断を閉じない運用にしてください。
| 所内の確認欄 | 記録する内容 |
|---|---|
| 入力可否の判断 | 対象業務・情報・サービス、参照した契約や資料、判断した担当者 |
| 説明 | 相手、説明した内容と資料の版、説明日 |
| 同意・契約等 | 必要と判断した手続、対象、完了状況、記録の保管先 |
| 残件 | 回答待ちの質問、確認担当、期限、入力を保留する範囲 |
必要な事前手続がある場合は、契約更新日や年次面談まで待ってよいと自動的に判断しません。対象情報を入力する前に完了を確認し、間に合わない場合は利用開始日または対象範囲を見直してください。顧問先との関係性や案件の規模だけを、手続を後回しにする理由にしないようにします。
既に利用中で、説明や手続の不足が分かったら？
まず、実際に何をしたかを確認します。利用したサービス・アカウント、日時、入力情報、出力の用途、保存先、説明済みの内容を集め、判明した事実と調査中の事項を分けてください。
必要な記録を残したうえで、対象の利用を止めるか、提供会社へ何を照会するか、顧問先へどの事実を伝えるかを責任者へ戻します。案内文を後から配るだけで、過去の利用について必要な対応が済んだとは扱いません。
情報が意図しない相手へ渡った可能性などがある場合は、通常の利用説明とは別に、事務所の事故対応手順へつなげます。事実確認前に「漏えいはない」「すべて消した」と断定しないでください。
判断した内容を、説明資料へどうつなげる？
説明する対象業務、情報、送信先と取り扱い、人の確認、問い合わせ先を、確認済みの内容で記入します。利用中の業務と導入予定の業務を分け、利用停止や削除への対応は実行できる範囲を確かめてから伝えてください。
顧問先にAI利用をどう説明する？案内文の作り方と確認手順では、記入式の案内文と、説明・手続・変更を管理する表を掲載しています。ここで決めた入力可否と必要な対応を引き継ぎ、説明資料を作成してください。
参考
- 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（2023年6月2日公表、2026年9月15日確認）