税理士事務所のナレッジ管理はどこから始める？AI検索と並行して整える手順

税理士事務所のナレッジ管理をAI検索と一緒に始めるなら、一つの業務を選び、正式な資料・適用する版・更新担当を決めるところから着手する方法があります。所内の全ファイルを整理することを開始条件にせず、選んだ範囲で質問と根拠を照合してください。

この記事では、資料の正本を決めるところから、AIが答えられない質問を文書の改善につなげるまでの手順を提案します。原稿の読み取り自体に問題がある場合は、先にAI導入のセキュリティ確認と、利用する検索製品の取り込み結果を確認してください。

ナレッジ管理で最初に決めるものは何か

対象業務を「所内の手続き案内」などに絞り、そこで答えたい質問を書き出します。資料が大量にある業務よりも、業務担当者が正解と根拠を確認できる範囲を選ぶのが、本稿での提案です。

そのうえで、次の表に記入します。空欄はAIに補完させず、確認する担当者を決めてください。

「正式」と名前を付けるだけで済ませず、記述が実際の運用と合うかを担当者が確認します。複数の手順が正しい場合は、一つに統一せず、使い分けの条件を残してください。

RAGを入れれば古い資料や表記の違いは解消するか

RAGは、検索した情報を生成AIの回答に利用する構成です。Azure AI Searchの公式資料では、検索語と文書中の用語のずれ、文書の分割、アクセス制御などが設計上の論点として挙げられています。検索を接続することと、事務所としてどの資料を採用するかを決めることは、別々に確認が必要です。MicrosoftのRAG解説

旧版を保管する場合は、現行の案内に使う資料と、過去年度の確認に使う資料を区別します。検索対象から一律に削除するかは、業務上の用途を確かめてから決めてください。「最新のファイルを優先」という条件だけで、過去の案件について答えさせないようにします。

全資料を整備せずに、どのように試すか

正解を確認できる質問を用意する

対象業務について、よく使う質問だけでなく、例外条件がある質問、資料に答えがない質問も用意します。質問ごとに、参照すべき資料と箇所、回答に含める条件を人が書きます。

入力許可を確認した範囲を接続する

最初の対象は公開資料や機密情報を含まない所内案内に限定する方法があります。権限のある資料だけを取得できるかも確認し、顧問先別資料を扱う段階で対象と条件を見直してください。

回答の不具合を原因ごとに記録する

「AIが間違えた」で終わらせず、次の表で改善先を分けます。

同じ質問で再確認する

資料や検索設定を直した後は、同じ質問で根拠と回答を照合します。改善した質問だけでなく、以前は答えられた質問も含め、修正で別の不具合が出ていないか確認してください。

ベテランの判断はどう残せばよいか

結論だけを「標準手順」にせず、判断時に分かっていた条件、参照した資料、採らなかった選択肢、見直しが必要な条件を記録する方法を提案します。個別案件の内容を保存する場合は、閲覧者と利用目的も決めてください。

AIには記録の整理や見出し付けを補助させても、記録にない理由を埋めさせないようにします。最終的な記述は判断した人が確認し、確認が済んでいない内容は正式な資料から分けて扱います。

どこまでできたら対象を広げるか

対象業務の質問について、資料と回答の照合、権限、更新時の再確認まで実施できたかを判断材料にしてください。「何か月たったか」「文書が何本たまったか」だけで範囲を広げない進め方です。

AI導入全体の業務選定は税理士事務所のAI導入ガイドへ。取扱う情報の確認はAI導入のセキュリティチェックリストに整理しています。