顧問先情報をAIに入力してよい？士業事務所の確認手順

顧問先への説明と、入力する情報をどう整理する？

利用する業務とデータの取り扱いを説明できる状態にします。

公開情報、契約や守秘義務の対象となる情報、個人情報など、資料に含まれる内容を整理します。入力範囲を減らすために名前を伏せる場合も、残った属性や他の情報と合わせて対象を識別できないか確認してください。名前を消したことだけで利用可とは扱いません。

顧問先への説明には、対象業務、利用する情報、サービスと送信先、学習利用・保存、人の確認、問い合わせ先を記入します。説明資料を渡すことと、必要な同意・契約上の手続を済ませることは分けて管理してください。

TKC全国会は、会員事務所向けにAI利用の基本方針と顧問契約への記載事項を公表しています。このような所属団体の方針を確認する際は、適用対象と自事務所の条件を照合し、全事務所に共通する手続として扱わないようにします。

TKC全国会：AI活用の基本方針と会員事務所の対応

学習利用・保存・削除は、何を分けて確認する？

学習利用の停止を、外部送信や保存がないという説明に置き換えません。

契約プランごとに、入力と出力が何に使われるか、どこに保存されるか、通常の保持期間、削除の手順と例外を公式資料で確認します。画面の履歴、サービス側の記録、連携先や端末に残るコピーを分けて調べてください。

顧問先へ削除を説明する際は、自事務所で実行できる操作と、提供会社への依頼が必要な範囲を区別します。「必ずすべて消える」と約束する前に、保存義務やバックアップ等の扱いも確認してください。

確認結果には参照先と確認日を付け、契約や仕様が変更された際に見直します。契約前に確認したことだけで、以後の再確認が不要になるとは扱いません。

導入前のセキュリティ確認を、どう業務に組み込む？

誰が、何を根拠に判断したかを残します。

同じ確認項目を候補サービスへ当て、回答と根拠資料を集めます。不明な項目は確認待ちとして残し、入力を始める前に誰が判断するかを決めてください。

試用では、入力範囲、アクセス権、人の確認、失敗時の戻し方を確認します。チェック欄に印を付けるだけでなく、対象プラン・設定・連携先を記録します。

Difyやn8nなどで処理を組む場合も、実行場所だけで外部送信の有無を判断せず、接続するモデル・保存先・外部サービスを確認します。変更時の再確認担当も決めてください。

弁護士業務のAI調査では、出典をどう確認する？

引用先の存在と、主張を裏付ける内容を確認します。

AIが挙げた判例・条文・資料は原文を開き、事件や条番号、適用時点、引用箇所を照合します。リンクが開けることだけで、主張の根拠として十分とは判断しません。

提出書面や助言へ使う際は、確認した資料と担当者の判断を記録します。公開事例を読む場合も、その事例の事情と自案件への適用を分けて検討してください。

情報が外部に出た可能性があるとき、何を記録する？

対象の利用を止める判断と、事実の確認を担当者へつなぎます。

発生日時、利用サービス・アカウント、入力した情報、送信先、操作の経緯を、確認済みと確認待ちに分けて記録します。必要な証拠を失わないよう、履歴を削除する前に対応責任者へ確認してください。

所内の連絡先、提供会社への照会先、影響範囲を確認する担当を決めます。本人への通知や監督機関への報告が必要かは、情報の種類と事実関係、適用される規定に照らして判断します。

利用状況を顧問先へ説明する際も、判明した事実と調査中の事項を分けます。未確認の段階で「漏えいしていない」「すべて削除した」と断定しないようにしてください。